如何運用項目管理提高消防通信建設管理

一、什么是項目管理
　　項目管理是一門(mén)新興的管理科學(xué)。目前幾乎在社會(huì )的所有的領(lǐng)域，運用項目管理的理論、原則、方法、技術(shù)來(lái)高效地運轉項目已經(jīng)成為一種趨勢，項目管理的知識和經(jīng)驗在實(shí)踐中不斷地得以充實(shí)和發(fā)展，有了越來(lái)越多的廣泛的應用。
　　項目管理包括對項目所有方面的計劃、組織、監督和控制，激勵所有參與項目的人員以在規定時(shí)間、費用和績(jì)效標準范圍內安全地實(shí)現項目目標；也包括在項目執行過(guò)程中對該項目任務(wù)、組織、技術(shù)和進(jìn)展度量的領(lǐng)導工作。項目管理者要具有相當廣博的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識。在消防信息通信建設項目中，項目管理者至少要既能方便順暢地用專(zhuān)業(yè)詞匯就信息通信技術(shù)問(wèn)題與專(zhuān)家、技術(shù)人員溝通，又對消防本身的業(yè)務(wù)相當熟悉和了解。
　　項目管理的要點(diǎn)是創(chuàng )造和保持一種使項目順利進(jìn)行的環(huán)境。因此，項目管理是一個(gè)管理過(guò)程，而不是技術(shù)過(guò)程。 　
二、消防信息通信建設為什么要運用項目管理
　　當前，各級消防部門(mén)對信息通信建設工作都非常重視，不斷地投入資金，也引入較多的技術(shù)人才。他們都認識到，科學(xué)技術(shù)是信息通信建設的關(guān)鍵性因素�？墒�，要想使一個(gè)項目取得成功，光具備技術(shù)條件還遠遠不夠。
　　事實(shí)上，還有許許多多的非技術(shù)因素嚴重影響著(zhù)消防信息通信建設的成敗。
　　一是前期建設缺乏統一規劃。調查研究不充分，建設方案不夠明確清晰，沒(méi)有對可能的風(fēng)險加以評估，造成具體實(shí)施時(shí)困難很大。
　　二是多頭領(lǐng)導，缺乏統一指揮。內部指揮環(huán)節多，信息溝通不暢，協(xié)調不靈，對外協(xié)調無(wú)序，層次不清，造成建設效率低下，應變響應慢，“等活干時(shí)閑得慌，忙時(shí)趕著(zhù)干不完”，質(zhì)量和工期難以保證。
　　三是項目分工不明確，責任不明晰。項目的責任和權利不對等，項目的實(shí)施過(guò)程和結果和預期有很大出入。
　　四是項目計劃不實(shí)。項目的范圍和要求一再發(fā)生大幅度的變化，意外發(fā)生時(shí)項目被擱置，驗收和交付工作組織不力，項目遲遲收不了尾。很多項目常常是這樣的：預算總是趕不上變化，工期總是一拖再拖，初期設想的目標總是不能完全實(shí)現。
　　以上這些問(wèn)題，基本上是由于管理方面的缺陷造成的，必須從管理的途徑加以解決，必須引入項目管理的機制。
三、消防信息通信建設如何運用項目管理
　　運用項目管理的知識、方法來(lái)管理項目，可以使我們在信息通信建設過(guò)程中，避免項目運作的盲目性和隨意性，管理與技術(shù)并重，促進(jìn)項目建設的系統化、規范化。
　1、建立精簡(jiǎn)高效的項目管理團隊
　　目前在消防部隊，一般會(huì )為重大的信息通信建設項目成立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導小組或工作小組，但仍是參照原有的職能機構的辦事程序來(lái)確定組織成員的，名單中各級、各職能部門(mén)領(lǐng)導一個(gè)都不能缺少。各職能部門(mén)的多頭干預，造成了項目的目標、要求不能及時(shí)、準確地送達，項目過(guò)程中的信息也無(wú)法順暢地傳遞，大大地降低了工作效率。
　　要想統一指揮，就要建立充滿(mǎn)活力的新型項目團隊。
　　一是要有機動(dòng)靈活的組織形式。項目組依項目建設需要而建，隨項目的交付完成（或中止）而及時(shí)撤銷(xiāo)，不應成為長(cháng)設機構。二是要因事設人。項目組人員要精簡(jiǎn)。項目成員即便不是全職的，也要有相當的知識結構與精力來(lái)適應項目要求。項目組成員要盡可能知識與能力互補。三是要有明確的唯一的項目負責人。
　　建立這樣的新型項目團隊，不僅使責任明確，目標一致，指揮有序，而且有利于全面型人才的成長(cháng)。消防信息通信建設非常需要有創(chuàng )新意識的，有廣博的通信和計算機知識的，有項目管理知識和經(jīng)驗的，能夠在各類(lèi)信息通信建設起到重要作用的建設者。這樣全能型的人才，只能來(lái)自項目建設的實(shí)踐。
　　2、重視前期啟動(dòng)工作，主動(dòng)深入調查研究，參與制訂項目決策。
　　一般來(lái)說(shuō)，項目的最初的決策對項目的全面成功的影響是決定性的。無(wú)論如何努力也不可能挽回一個(gè)因為不高明的決策或不明晰的任務(wù)而瀕臨失敗的項目。因此，雖然項目的起始階段的成本只占整個(gè)項目經(jīng)費的0.2-3%，但是耗用的時(shí)間卻達到30％到70％，越是重大的項目，越是更要重視前期啟動(dòng)工作。
　　項目起始階段的主要任務(wù)是確定項目的可行性，對項目的環(huán)境情況、技術(shù)可行性、總投資、社會(huì )效益、可能的風(fēng)險等方面進(jìn)行全方位的評估，從而明確項目在技術(shù)上、經(jīng)濟上的可行性和項目實(shí)現的意義。
　　在信息通信項目的具體實(shí)踐中，通信人員要在深入調研的基礎上，做好各級領(lǐng)導的參謀。一是信息通信建設的項目往往時(shí)間要求很高，項目調研時(shí)間往往沒(méi)有保證，這就要抓緊時(shí)間深入做調研，要審時(shí)度勢，據理力爭，條件不成熟萬(wàn)萬(wàn)不能輕易上馬開(kāi)工；二是對目的不明確、條件不成熟、性?xún)r(jià)比不優(yōu)的項目要及時(shí)提出修改項目范圍或中止項目的建議，防止更大的損失；三是要注意由于通信技術(shù)發(fā)展過(guò)快，所以縱向比較意義不大，應當更多地參考本地區信息化建設先進(jìn)單位或先進(jìn)地區同類(lèi)項目的經(jīng)驗，防止低效率投入；四是信息通信建設調研工作要以需求為首位調研目標，以技術(shù)實(shí)現方法為調研核心；五是要及時(shí)向各級領(lǐng)導提交項目啟動(dòng)各階段的可行性研究報告。一般有初次可行性報告、詳細可行性報告、可行性研究評估報告等。
四、計劃、計劃、再計劃。
　　實(shí)際工作中，有些人認為計劃是用來(lái)應付檢查的，還有些人認為項目建設有那么多實(shí)際工作要干，沒(méi)有必要把時(shí)間浪費在沒(méi)有用的圖表上，還有人認為反正計劃總會(huì )發(fā)生變化，因此，計劃沒(méi)有被引起足夠的重視。
　　消防信息通信建設項目制訂詳細計劃的意義在于：一是使得項目參與方對項目的戰略步調保持一致，在人員安排、時(shí)間進(jìn)度、資源配備、質(zhì)量要求等方面形成共識，避免事后爭執；二是可以使得一些支持性工作以及并行工作及時(shí)得到安排；三是可以使項目實(shí)施人員明確自己的職責，便于自我管理和自我激勵；四是可以有效的支持管理，便于采用漸進(jìn)的方式逐步實(shí)現目標，還可以作為階段性檢查的依據；五是做好事先計劃，就可以使注意力專(zhuān)心于解決問(wèn)題。
　　在信息通信項目的具體實(shí)踐中，制定計劃時(shí)要把握好以下幾個(gè)問(wèn)題：一是計劃要符合實(shí)際情況，有針對性。要根據信息通信建設具體項目的特點(diǎn)和技術(shù)方案決定項目計劃，并適當留有余地。二是對于時(shí)間、經(jīng)費、人員、質(zhì)量保證、風(fēng)險應對等重要項目要素要分別制訂一系列的計劃。三是重要的計劃應當由團隊成員共同決定。如在團隊會(huì )議上討論決定。四是計劃要適時(shí)根據實(shí)際執行情況進(jìn)行修正�！坝媱澸s不上變化”，但“要跟上變化”。五是計劃要確保傳達到需要知道的每一個(gè)人。如項目的上級領(lǐng)導、承包商、供應商、各相關(guān)部門(mén)。重要的計劃如工作責任分解、里程碑計劃、甘特圖等可以上墻公布，以引起足夠的重視。 


                                                                             2009-7-25