以項目管理的思路推進(jìn)信息化

    信息化管理的本質(zhì)

　　在我從業(yè)的這些年中發(fā)現一個(gè)現象，有些企業(yè)對“為什么上信息化系統”這個(gè)問(wèn)題缺乏清晰的認識。幾乎每次做信息化項目，我都會(huì )問(wèn)對方“上信息系統的原因”，得到的回答時(shí)常有“跟上時(shí)代步伐、上信息化肯定好、能幫助企業(yè)賺錢(qián)、可以提升管理水平”類(lèi)似這樣的話(huà)。其實(shí)，我希望通過(guò)這個(gè)問(wèn)題了解客戶(hù)對信息化在企業(yè)或項目管理中的作用，也就是本質(zhì)。只有清楚自己做的是什么、能得到什么、為什么做，信息化才容易成功。

　　從應用信息化系統的效果角度可得出，“提升管理水平，降低管理成本，加強管理效率，提高決策信息質(zhì)量”等結果。通過(guò)對結果的反推可以發(fā)現，信息化系統的應用，對企業(yè)管理各個(gè)層面都會(huì )產(chǎn)生影響，然而作為一種使用工具，本身并不是管理。信息化系統可以認為是企業(yè)管理的輔助工具，可以幫助企業(yè)實(shí)現傳統管理模式中無(wú)法實(shí)現或實(shí)現困難的內容;可以說(shuō)信息化是企業(yè)管理實(shí)現的一種強有力的手段，利用信息技術(shù)的快捷與程式化，達到提升管理能力、執行效率、降低運營(yíng)成本的目的。

　　信息化的實(shí)施是真正的項目管理過(guò)程

　　信息化應用于企業(yè)的過(guò)程叫做實(shí)施。實(shí)施是一個(gè)典型的項目管理過(guò)程，符合項目管理的全部特征。首先，每一次信息化都具有應用的目的性，企業(yè)上信息化系統必然要解決具體的問(wèn)題，或實(shí)現某種管理需求。其次，每個(gè)信息化實(shí)施過(guò)程都是一次性的工作，具有當時(shí)的特性(如環(huán)境特征、技術(shù)特征等)，一個(gè)系統即使重復做，其實(shí)施環(huán)境也會(huì )發(fā)生變化，甚至客戶(hù)需求、開(kāi)發(fā)技術(shù)、參與人員都有可能改變;而且所有信息化實(shí)施都會(huì )有其開(kāi)始和終結的生命周期，沒(méi)有哪一個(gè)系統的部署上線(xiàn)是無(wú)止境的。最后，應用系統的過(guò)程受眾多約束條件的影響(如經(jīng)濟條件、人員意識約束等)，實(shí)施人員需要在有限條件下應對各種約束，最終實(shí)現系統的交付。

　　通過(guò)以上分析發(fā)現，信息化實(shí)施與項目管理特征完全相符。因此，信息化實(shí)施應該以項目管理的思路和方式來(lái)對待。只有從本質(zhì)上了解這種事物的特性，付諸于行動(dòng)時(shí)才能夠抓住其特點(diǎn)和規律，以“正確的方式”完成應用信息系統對企業(yè)價(jià)值的傳遞。

　　以項目管理的思路做好信息化

　　當前關(guān)于企業(yè)信息化的文章非常多，比如“七大盲點(diǎn)”、“四大誤區”等等，在網(wǎng)上搜索關(guān)鍵詞“信息化”，結果多達幾十萬(wàn)條。在此，筆者從項目管理專(zhuān)業(yè)知識出發(fā)，以個(gè)人的從業(yè)經(jīng)驗為基礎，總結信息化項目管理實(shí)施的關(guān)鍵成功因素。如果把企業(yè)上信息化系統比作“做正確的事”，那么信息化系統的實(shí)施工作就是“正確的做事”：如何用正確的方式完成信息化的實(shí)施。

　　從一個(gè)標準的項目管理過(guò)程來(lái)看必然有五大步驟，即：?jiǎn)��?dòng)、計劃、執行、監控和關(guān)閉。信息化項目同樣要經(jīng)過(guò)這五大步驟，也許有些小項目實(shí)施起來(lái)很簡(jiǎn)單，但是稍加分析就會(huì )發(fā)現，其整個(gè)過(guò)程同樣遵循五步驟。所以，實(shí)施應該遵循這五部分，而貫穿每部分的是項目管理的九大知識領(lǐng)域，這些內容都可以從專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、網(wǎng)上文章中找到。而關(guān)鍵問(wèn)題一個(gè)信息化項目的核心內容是什么?任何事物都有其核心，信息化同樣如此。

　　項目定位、實(shí)施范圍、工作計劃、溝通方式、變更管理、風(fēng)險分析與控制、交付，這些是歸納出來(lái)的核心內容。每做一個(gè)項目，這些內容都是工作的重中之重。項目定位不清晰，目標難以與客戶(hù)達成共識，實(shí)施沒(méi)有明確方向，所有的工作都難以開(kāi)展。這個(gè)時(shí)候，實(shí)施的范圍自然無(wú)法確定，因此工作量難以評估、潛在風(fēng)險巨大，工作計劃也是一紙空談。而信息化項目是為了滿(mǎn)足客戶(hù)的管理需求而開(kāi)發(fā)、應用的，雙方?jīng)]有良好的溝通交流機制，各自的想法不能統一，開(kāi)發(fā)出的產(chǎn)品能否滿(mǎn)足客戶(hù)的管理需要就是個(gè)未知數;同時(shí)，實(shí)施中大量的配合協(xié)作效率會(huì )大幅降低，影響實(shí)施質(zhì)量�，F實(shí)中，企業(yè)的管理需求往往是漸進(jìn)清晰的，這時(shí)就會(huì )發(fā)生需求、計劃甚至做法的變化，如何有效管理這種變更，將是項目能否順利推進(jìn)的關(guān)鍵。風(fēng)險在一個(gè)項目中是最大的敵人，看看項目管理知識體系指南就會(huì )發(fā)現，專(zhuān)家學(xué)者和從業(yè)者用多少篇幅來(lái)強調它;這個(gè)東西是個(gè)可怕的怪獸，前期工作開(kāi)展的再順利，往往一個(gè)重大風(fēng)險沒(méi)有控制住，爆發(fā)的后果就是前功盡棄，甚至徹底失敗。最后，信息化系統的應用是一個(gè)持續且長(cháng)久的過(guò)程，作為供應方，如何在沒(méi)有看到可衡量的應用成果前，將系統交付給客戶(hù)也是需要認真研究的。

　　說(shuō)了這么多，一個(gè)項目有太多需要注意的、強調的內容，如果要都做好一定很難。這可能會(huì )讓很多人產(chǎn)生畏難情緒，對這個(gè)領(lǐng)域望而卻步。其實(shí)任何工作都涉及到大量的內容，一旦我們發(fā)現它的核心和規律，求解的過(guò)程就不會(huì )困難了。

　　由于信息化項目關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的管理，是信息化廠(chǎng)商與應用方(客戶(hù))共同協(xié)作才能完成的工作。一般情況下，很多客戶(hù)不理解信息化項目的本質(zhì)，不清楚信息化項目如何配合，因此雙方配合協(xié)作難度很大，糾正客戶(hù)的理解、校正思維方式極為重要，這將決定整個(gè)項目的風(fēng)險、變更、計劃執行與控制，甚至影響目標、定位、范圍等根本性問(wèn)題。那么，建立起一個(gè)良好的雙方溝通與協(xié)作機制將是至關(guān)重要的。

　　一個(gè)信息化項目的實(shí)施常常關(guān)系到企業(yè)的眾多層面、涉及到大量的人力資源，如何組織他們按照統一的方式開(kāi)展工作，共同完成項目，這就需要有組織的保障，并且這個(gè)組織的負責人必須是強有力的、有權威的人。這就引出了很多信息化廠(chǎng)商提出的——“一把手工程”。只有企業(yè)的一把手才能具備這樣的權利與威信，才能組織起企業(yè)的大量資源完成管理的變革。

　　一個(gè)案例操作

　　前文說(shuō)了一些基于項目管理理論和個(gè)人經(jīng)驗總結的內容，下面舉出一個(gè)本人實(shí)際操作的例子。今年上半年，我作為項目經(jīng)理主持完成了一個(gè)企業(yè)的信息化建設項目。工作開(kāi)展之前，首先要與企業(yè)方老總見(jiàn)面，明確項目的難度，引起對方重視;然后確定雙方的組織，要求老總必須擔任客戶(hù)方項目組組長(cháng)，成為信息化推動(dòng)的直接決策人和主責人;并由公司的重要領(lǐng)導擔任全程參與的執行經(jīng)理，項目實(shí)施過(guò)程中，所有環(huán)節必須參與，與我方共同研究、制定工作計劃、落實(shí)具體的工作安排。意義何在?有公司的實(shí)權派人物落實(shí)具體工作，遇到一般問(wèn)題能夠及時(shí)解決;同時(shí)，和公司老總、執行經(jīng)理一起商討確定本項目的定位、目標、工作范圍，只有雙方在這些決定項目走向的核心問(wèn)題上達成一致，項目才能正常開(kāi)展。再與客戶(hù)“一把手”簽訂實(shí)施工作任務(wù)書(shū)和工作主計劃，將一個(gè)復雜而漫長(cháng)的實(shí)施過(guò)程分為若干階段，明確每個(gè)的工作內容和交付結果，項目組只要完成每個(gè)階段的工作任務(wù)，拿出符合質(zhì)量要求的交付成果，最終項目將能夠達到最終的目標。實(shí)際上，這種工作階段劃分，并確定各階段交付成果的方式，是根據WBS工作分解結構原理而來(lái)的，在實(shí)際工作中可以有效解決前面所提到的 “不能清晰描述出信息化項目的目標”這個(gè)問(wèn)題。這時(shí)，項目工作可以全面開(kāi)展了。

    雙方在方向上達成一致，同時(shí)有組織保障，下面要做的就是對項目組全員進(jìn)行宣貫，讓所有項目組成員都清楚自身的職責、雙方工作的方式。一旦工作遇到阻礙，大家有依據可循，并且公司的實(shí)權人物參與推動(dòng)，即使遇到重大問(wèn)題，可以通過(guò)雙方確定的溝通機制，將問(wèn)題及時(shí)反饋給企業(yè)高層，問(wèn)題會(huì )得到順利的解決。這就是好的方法以及企業(yè)的組織保障所帶來(lái)的效果。一旦雙方出現分歧，按照原定的目標、范圍等原則，雙方可以輕松找到解決辦法、達成思想意志上的一致。

　　最終項目的結果可想而知，進(jìn)展順利!企業(yè)對整個(gè)實(shí)施過(guò)程非常認可，同時(shí)對每個(gè)工作階段的交付物嚴格把關(guān)，項目成功上線(xiàn)�？梢哉f(shuō)，信息化是一個(gè)復雜的過(guò)程，需要甲乙雙方共同的努力和積極的推動(dòng)才能成功。如何調動(dòng)客戶(hù)真正參與到復雜的工作中，如何把控好項目工作，這需要信息化廠(chǎng)商具備良好方法、優(yōu)秀的人才、豐富的經(jīng)驗。

　　信息化項目管理是個(gè)很大、很廣的領(lǐng)域，不是只言片語(yǔ)能夠表述完全的。但有一點(diǎn)可以肯定：“信息化項目要取得好的結果，必須有好的過(guò)程!”

                                                                             2009-12-22